Ledigt jobb: Administrativ assistent

Företagsbeskrivning

Vid CERN, den europeiska organisationen för kärnforskning, undersöker fysiker och ingenjörer den grundläggande strukturen av universum. Genom att använda världens största och mest komplexa vetenskapliga instrument studerar de de grundläggande beståndsdelarna av materia - fundamentala partiklar som krockar med varandra i nära ljusets hastighet. Processen ger fysiker ledtrådar om hur partiklar interagerar och ger insikter i naturens grundläggande lagar.

Jobbbeskrivning

Introduktion:

Du kommer att delta i den dagliga ledningen av Controls Software & Services-gruppen (BE-CSS) med särskilt fokus på information, kommunikation och organisatoriska tjänster. CSS-gruppen tillhandahåller en stor användargrupp med de fjärrkontroller som krävs för de olika vetenskapliga installationerna. Denna mångsidiga grupp består av upp till 65 medlemmar från 20 nationaliteter, inklusive studenter, nyutexaminerade och erfarna yrkesverksamma.

Funktioner:

• Ge front-office service för alla kategorier av gruppens personal vid ankomst, avresa och under hela deras anställning, och hjälpa till att säkerställa tillämpningen av organisationens regler och procedurer.
• Bidra till BE-CSS ledningsteams aktiviteter i form av att organisera och delta i regelbundna möten, ta protokoll och upprätthålla stödjande åtgärdslistor.
• Ge personlig assistans till gruppledaren (hantera agenda och e-post, ge administrativt stöd som att svara på hans vägnar, samla och föranalysinformation, följa upp åtgärder och organisera möten).
• Bearbeta information som ofta är av konfidentiell natur i form av e-post, brev, procedurer, presentationer.
• Organisera officiella tjänsteresor och evenemang (konferenser, workshops, etc.).
• Bidra till innehållshanteringen av gruppens webbplats.
• Bidra till gruppens outreach-aktiviteter.
• Samarbeta med andra administrativa assistenter och ersätta dem under deras frånvaro.

Kvalifikationer

Högre teknisk examen eller motsvarande relevant erfarenhet inom allmän administration eller ett relaterat område.

Erfarenhet:

• Bevisad erfarenhet av multitasking som första linjens administrativt stöd för en stor kundgrupp.
• Bevisad erfarenhet av att arbeta framgångsrikt självständigt och som en bidragande medlem av ett team.
• Bevisad erfarenhet av personlig assistans till en chef.

Tekniska kompetenser:

• Kundservice.
• Kunskap om administrativa regler och procedurer.
• Evenemangsorganisation och -hantering.
• Sekretariatsarbete.
• Användning av kontorsprogramvarupaket.

Beteendemässiga kompetenser:

• Uppnå resultat: ha en strukturerad och organiserad inställning till arbete; kunna sätta prioriteringar och planera uppgifter med resultat i åtanke.
• Demonstrera ansvar: arbeta samvetsgrant och pålitligt; hålla löften.
• Kommunicera effektivt: ge andra aktuell information.
• Arbeta i team: bygga och upprätthålla konstruktiva och effektiva arbetsrelationer.

Språkkunskaper:

Tala och skriva engelska, med en vilja att lära sig franska.

Ytterligare information

Behörighet och sista ansökningsdatum:

Mångfald har varit en integrerad del av CERN:s uppdrag sedan dess grundande och är ett etablerat värde för organisationen. Att anställa en mångfaldig arbetskraft är centralt för vår framgång. Vi välkomnar ansökningar från alla medlemsstater och associerade medlemsstater.

Denna lediga tjänst kommer att fyllas så snart som möjligt, och ansökningar bör normalt nå oss senast den 02.03.2026 kl. 23:59 CET.

Anställningsvillkor:

Kontraktstyp: Tidsbegränsat kontrakt (5 år). Under vissa förutsättningar kan innehavare av tidsbegränsade kontrakt ansöka om en tillsvidareanställning.

Arbetstider: 40 timmar per vecka

Jobbfleksibilitet: Helt på plats

Globala förmåner

• En konkurrenskraftig lön (skattefri), som ökar i takt med dina relevanta erfarenhetsår.
• 30 dagar betald ledighet per år plus 2 veckors årlig stängning.
• Skydd av CERN:s omfattande sjukförsäkringssystem (för dig själv, din make/maka och barn), samt medlemskap i CERN:s pensionsfond.
• Familj, barn och spädbarns månatliga tillägg beroende på dina individuella omständigheter.
• En flyttpaket (installationsbidrag, borttagning, resekostnader) beroende på dina individuella omständigheter.
• Möjlighet att förlänga ditt kontrakt upp till 8 år + berättigande till tillsvidareanställning.

Översikt av CERN - Upptäck en värld där det omöjliga blir möjligt!

Vid CERN, den europeiska organisationen för kärnforskning, driver vi gränserna för vetenskap och teknik. Vårt banbrytande arbete förenar inte bara fysiker utan också en mångfald av yrkesverksamma inom ingenjörsvetenskap, teknik, vetenskap och administration. Tillsammans främjar vi en miljö där innovation och samarbete blomstrar.

Varje dag möter vi spännande nya utmaningar och möjligheter att bidra till banbrytande forskning som formar vår förståelse av universum. Vi möter dessa utmaningar genom de olika perspektiv som finns inom våra team, vilket säkerställer att varje bidrag värderas och driver vår gemensamma känsla av inkludering och syfte. Mångfald är ett kärnvärde för CERN sedan dess grundande, och det förblir centralt för vår uppdrag och fortsatta framgång.

Om du är redo att vara en del av en dynamisk, inkluderande gemenskap som driver gränserna för kunskap, är CERN platsen där din nyfikenhet och dina färdigheter kan blomstra. Var en del av vår mission att avslöja vad som ligger i hjärtat av universum! TA DEL!